Как правильно писать письма — официальное или личное письма

Учимся правильно писать письма — официальное или личное письма.

Письмо – изложенная в компактной форме информация, хранящаяся на бумажном или электронном носителе. Существует несколько разновидностей писем: деловые, служебные, рекомендательные и поздравительные.

Правила написания письма несколько отличаются в зависимости от его назначения. Существуют общие требования, которых стоит придерживаться для того чтобы правильно писать письма.

Деловые письма

Обычно деловое письмо пишется на официальном бланке с указанием названия и адреса организации, контактного телефона и e-mail. Для официального письма характерны строгая структура и стиль сообщения:

  • Начинать письмо следует с приветствия. В обращении не должно быть сокращений. Слова «Уважаемый» и название должности нужно писать полностью. Уместно обращение по имени и отчеству;
  • В сообщении не должно быть слов-паразитов, размытых фраз, местоимений, «словесного мусора»;
  • Не стоит употреблять директивные фразы, в приказном порядке требующие выполнения определенных действий. У получателя это может вызвать негативные эмоции. Лучше предлагать варианты на выбор;
  • Нужно использовать глаголы совершенного вида, указывающие на достижение конкретных результатов (сделали, создали, разработали);
  • Недопустимы исправления, грамматические и речевые ошибки;
  • В конце письма необходимо поставить подпись и дату;
  • Допускаются дополнения ниже подписи после букв P.S (Post Scriptum).

Личные письма

Сообщение другу, любимому человеку, товарищу по учебе или работе не требуют строгого стиля изложения и соблюдения установленных форм обращения. Тем не менее, некоторые нюансы стоит учитывать:

  • Необходимо выбрать бумагу хорошего качества (вырванная из тетради страничка или клочок с неровными краями говорит о неуважении к получателю);
  • Обращение может быть произвольным. Уместны слова «Дорогая», «Милый», «Привет»;
  • Если письмо отправляется по истечении некоторого времени после получения сообщения от адресата, стоит извиниться за задержку;
  • Каждая новость должна быть написана с красной строки;
  • В письме уместны шутки, комплименты, вопросы по теме сообщения;
  • Если вместе с письмом высылаются различные вложения, стоит о них написать. Можно сделать это в Post Scriptum;
  • Закончить письмо нужно подписью, варианты которой могут быть от официального автографа до «Твой пупсик» (все зависит от степени близости адресата).

Электронные письма

Данный вид сообщений набирает большую популярность благодаря оперативности и доступности пересылки. Написание электронных писем регулируется правилами этикета:

  • Поле «Тема» должно быть заполнено. Так получателю будет проще ориентироваться в полученных сообщениях и находить нужное письмо в архиве;
  • Не стоит злоупотреблять отметкой «Важность». Устанавливать ее нужно в случае отправки действительно очень важного сообщения;
  • Размер электронного письма должен быть небольшим. При необходимости отправки объемного текста лучше сделать его отдельным вложением;
  • В письме допустимы цитаты, которые выделяются знаком «>» в каждой строчке цитируемого сообщения;
  • В личных электронных письмах можно использовать смайлики для выражения различных эмоций;
  • При пересылке вложений необходимо указать в письме их наличие;
  • Закончить сообщение нужно подписью (можно использовать электронную подпись).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *